In unserer täglichen Arbeit sind wir oft mit Automatisierungsanforderungen von Business-Stakeholdern konfrontiert, die in der IT-Umgebung umgesetzt werden müssen. Moderne, flexible Architekturen erweisen sich dabei als sehr hilfreich. Solche Architekturen sind mit klar strukturierten Microservices und einer effizienten Datenaustausch-Plattform ausgestattet. Häufig wird eine Business Process Engine zur effektiven Implementation von automatisierter Prozessausführung eingesetzt.

Das alles klingt toll. Die Realität sieht jedoch oft etwas anders aus. In Unternehmensumgebungen sind Business-Applikationen oft unterschiedlichen Ursprungs und unterschiedlicher Architekturen, die es schwierig machen, Funktionalität, Daten und Prozesse zu integrieren. Legacy-Systeme verkomplizieren das Bild. All diese Eigenschaften wirken einer effizienten Umsetzung der oben genannten Automatisierungsanforderungen entgegen. Entsprechende Projekte sind in der Regel teuer und dauern lange. Infolgedessen sehen sich Unternehmen entweder mit teuren IT-Automatisierungsprojekten konfrontiert oder verpassen das Potenzial der Automatisierung.

Schatten-IT umgeht Kosten- und Zeithürden

Oft umgehen Fachabteilungen die Probleme solcher IT-Automatisierungsprojekte. Sie neigen dazu, einfachere Werkzeuge, die Daten bewegen, Berechnungen durchführen oder Berichte erstellen, selber zu entwickeln. Diese Tools - typischerweise Visual Basic-Makros in Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken - werden häufig unter dem Radar der IT-Abteilungen erstellt. Dies führt letztlich zur Schaffung einer Schatten-IT-Infrastruktur, die tief in die Geschäftsprozesse eingebettet, aber nicht mit der IT-Governance konform ist. Daher wird sie auch nicht von der IT-Abteilung verwaltet oder unterstützt.

Die Erstellung solcher Tools mag schnell gehen, aber sie fordert ihren Zoll bei der langfristigen Wartung: die Sicherstellung ihrer Funktionsfähigkeit, insbesondere nach Änderungen in der IT-Landschaft, kann zu einer teuren und zeitaufwändigen Tätigkeit werden. Eine kleine Änderung in einer Eingabedatei kann ein Modellierungswerkzeug unbrauchbar machen, da es nicht so gebaut wurde, dass es alle Arten von Eingaben aufnimmt. Darüber hinaus könnte die Person, die den Code geschrieben hat, in der Zwischenzeit das Unternehmen verlassen haben. Schatten-IT-Tools können sogar strategische Initiativen gefährden, rein deshalb weil sie für andere Abteilungen, wie die IT, "unsichtbar" sind. Ihre Abhängigkeiten können daher bei der Projektplanung und im Design nicht berücksichtigt werden.

Gibt es also eine Option zwischen Schatten-IT und grossen, teuren IT-Projekten? - Hier kommen digitale Roboter ins Spiel.

Digitale Roboter und Schatten-IT

Digitale Roboter - Maschinen, die in Robotic Process Automation (RPA) eingesetzt werden - bieten eine neue und flexible Möglichkeit, repetitive, manuelle Aufgaben zu automatisieren, z.B. bei der Interaktion mit mehreren Anwendungen. Ähnlich wie bei traditionellen Schatten-IT-Anwendungen locken digitale Roboter Fachabteilungen mit kurzen Deployment-Zeiten und schnellem Return on Investment. Auch sie sind anfällig für Veränderungen in ihrer Umgebung. Digitale Roboter machen zudem die darunter liegenden digitalen Assets und IT-Systeme starrer, da sie als zusätzliche Schicht in der Softwarearchitektur fungieren.

Andererseits haben digitale Roboter gegenüber der Schatten-IT einen entscheidenden Vorteil: sie sind nicht unsichtbar. Eine moderne digitale Robotik-Plattform bietet gemanagte Bereitstellungs- und Überwachungsfunktionen für die digitalen Roboter. Ihr Gesamtzustand und ihr Nutzungsverhalten sind jederzeit bekannt, Betriebsstörungen werden sofort erkannt und ihre Wartung bindet keine wertvollen Ressourcen der Fachbereiche.

So können digitale Roboter helfen

Unternehmen haben oft Mühe, die Grösse ihrer Schatten-IT zu reduzieren. Leider ist es keine echte Option, sie vollständig durch moderne und robuste Business-Applikationen zu ersetzen, einfach weil dies nie wirtschaftlich wäre. In Kenntnis der Vor- und Nachteile von digitalen Robotern können wir jedoch behaupten, dass sie potentiell einen wesentlichen Teil der Schatten-IT ersetzen, erweitern und IT-konform machen könnten. Sie müssten dazu auf eine gemanagte digitale Robotik-Plattform gebracht werden.

Um dies zu erreichen, ist es wichtig, ein kleines Team oder Kompetenzzentrum aufzubauen, das die Verantwortung für die Entwicklung, den Betrieb und die Wartung der digitalen Robotik-Plattform übernimmt. Diese Einheit wird in der Lage sein, Schatten-IT-Tools rasch in gemanagte Roboter umzuwandeln, Risiken und zusätzliche Wartungskosten durch Schatten-IT zu reduzieren und so nachhaltigen Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen.

In unserem nächsten Blog-Post werden wir die Versprechen der RPA-Tool-Anbieter beleuchten und sie mit einem Reality-Check konfrontieren.